Frais professionnels 2019: comment devenir incollable !

Frais professionnels 2019 : les différentes méthodes de calcul

Les frais professionnels sont des dépenses supplémentaires, effectuées par le salarié, qui sont liées à la fonction et à l’emploi.

Vous êtes libre de choisir la manière dont vous indemniserez les salariés de leurs frais professionnels, sous réserve de respecter les obligations légales et conventionnelles.

L’indemnisation des frais professionnels s’effectue en général :

• • soit par le remboursement des dépenses réelles sur justificatifs. Le salarié est ainsi remboursé de la totalité des frais engagés ;

• • soit via le versement d’allocations forfaitaires. Les montants sont fixés par l’URSSAF. Il faut justifier les circonstances à l’origine des frais engagés. Par exemple, le salarié ne peut pas regagner sa résidence du fait d’un déplacement professionnel ;

• • soit en payant directement le montant des frais exposés par le salarié, par exemple, en remettant une carte de crédit de la société à l’employé ou par la mise à disposition d’un véhicule au salarié pour se déplacer.

Frais professionnels 2019 : cas où l’indemnisation au réel s’impose

Certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base des dépenses réellement engagées pour avoir la qualification de frais professionnels. C’est le cas :

• • des frais supportés par le salarié en situation de télétravail ;

• • des frais engagés par le salarié à des fins professionnelles pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication ;

• • des indemnités destinées à compenser les frais de déménagement exposés par le salarié en situation de mobilité professionnelle ;

• • des indemnités destinées à compenser les frais exposés par certains salariés envoyés en mission temporaire ou mutés en France par les entreprises étrangères ;

• • des indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés en mobilité professionnelle de la métropole vers les territoires français situés outre-mer et inversement ou de l’un de ces territoires vers un autre (sous réserve que l’employeur justifie la réalité des dépenses engagées par salarié).

Il n’y a pas de limite d’exonération puisqu’il s’agit de remboursement au réel.

Les dépenses concernées par les allocations forfaitaires

L’indemnisation des frais professionnels sous forme d’allocations forfaitaires concerne les dépenses de :

• • nourriture ;

• • logement ;

• • frais liés à l’utilisation à titre professionnel d’un véhicule personnel ;

• • frais engagés par le salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle à l’intérieur du territoire métropolitain.

Sachant que les frais professionnels 2019 indemnisés sur la base d’allocations forfaitaires spécifiques ne sont pas soumis à cotisations sociales si leur montant est inférieur ou égal aux seuils qui seront fixés par l’URSSAF.

En attendant de connaître les seuils 2019, voici un récapitulatif des montants 2018 :

Vous n’avez pas à justifier des dépenses. Vous devez simplement pouvoir démontrer que l’application des allocations correspondent aux situations de fait.

Lorsque les allocations versées sont supérieures aux limites d’exonération, vous pouvez quand même être exonéré de cotisations sociales. Vous devez toutefois prouver que :

• • les circonstances de fait (déplacement professionnel, le salarié ne peut pas rentrer chez lui, etc.) sont établies ;

• • l’allocation a été utilisée conformément à son objet en produisant les justificatifs.

Pour plus de précisions sur le remboursement des frais professionnels, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Gérer le personnel ».